Доверенность – удобный юридический инструмент, с помощью которого можно передавать третьим лицам полномочия на представление интересов компании. Вместе с тем, неправильное оформление этого важного документа, равно как и отсутствие контроля за выдачей и отзывом доверенностей, могут привести к серьёзным рискам для бизнеса – в том числе, финансовым потерям и субсидиарной ответственности руководителей. Предприниматель, основатель юридической компании LawLegko Инна Вялкова разъясняет, как грамотно выдавать и отзывать доверенности, с тем чтобы свести возможные негативные последствия к минимуму.
Кто имеет право выдавать доверенности?
Согласно законодательству, доверенности от имени компании может выдавать только ее единоличный исполнительный орган, – то есть генеральный директор. Остальные участники не вправе доверять представление интересов предприятия кому бы то ни было. Это важное правило было введено, чтобы помочь организациям избежать злоупотреблений и внутренних конфликтов.
Обязательные требования к доверенности
При оформлении доверенности требуется учитывать несколько ключевых моментов:
Как уберечься от рисков, выдавая доверенность?
Чтобы минимизировать риски для бизнеса, владельцам компании и генеральному директору следует придерживаться следующих рекомендаций:
Что делать при смене генерального директора?
С юридической точки зрения смена генерального директора не требует переоформления всех доверенностей, поскольку они были выданы от лица компании в целом, а не от имени конкретного физического лица – пусть даже и руководителя. Вместе с тем, новый генеральный директор должен провести ревизию всех доверенностей, выданных его предшественником, и отозвать те, которые вызывают сомнения. Это поможет максимально снизить риски и избежать возможных претензий со стороны контрагентов. Однако для того, чтобы снизить риски, новому руководителю рекомендуется проведение ревизии всех доверенностей, которые были выданы прежним руководством. Отменив те из них, которые вызывают сомнения, вы сильно облегчите свою жизнь. Ведь за ошибки представителей несёт ответственность генеральный директор: именно он должен надлежащим образом контролировать и работников, и контрагентов. Пагубными последствиями недосмотра могут стать и субсидиарная ответственность, и иски о возмещении убытков с генерального директора.
Как правильно отозвать доверенность?
Отзыв доверенности регулируется Гражданским кодексом РФ. Документ может быть отозван по инициативе доверителя в любой момент, за исключением безотзывных доверенностей. Порядок отзыва зависит от формы доверенности:
Если доверенность была отозвана через внесение сведений в Реестр распоряжений об отмене доверенностей, то третьи лица признаются уведомлёнными уже на следующий день после внесения сведений. Если же отмена произведена посредством публикации данных в газете «Коммерсант», то третьи лица считаются уведомлёнными спустя месяц после публикации.
Особенности безотзывных доверенностей
Безотзывный вид доверенности – полезный инструмент для обеспечения гарантий исполнения обязательств в коммерческих сделках. К примеру, они могут использоваться для гарантии получения имущества или денежных средств. Однако даже эти документы могут быть отозваны в следующих случаях:
Встречаются и случаи отзыва, которые сложно предвидеть в теории. Вот, к примеру, случай из реальной практики: суд подтвердил право на отмену безотзывной доверенности, выданной на основании агентского договора, действующего по типу договора поручения. Ведь в соответствии с Гражданским кодексом РФ договор поручения может быть прекращён по инициативе поручителя в любой момент.
Как мы видим, правильное оформление и контроль за выдачей и отзывом доверенностей поможет предпринимателю минимизировать риски и возможные негативные последствия, связанные с использованием этих документов. И тогда управлять бизнес-процессами на предприятии станет значительно легче.
Кто имеет право выдавать доверенности?
Согласно законодательству, доверенности от имени компании может выдавать только ее единоличный исполнительный орган, – то есть генеральный директор. Остальные участники не вправе доверять представление интересов предприятия кому бы то ни было. Это важное правило было введено, чтобы помочь организациям избежать злоупотреблений и внутренних конфликтов.
Обязательные требования к доверенности
При оформлении доверенности требуется учитывать несколько ключевых моментов:
- Дата выдачи. В тексте документа должна содержаться дата его составления. Если дата отсутствует, документ считается неверно оформленным и, как следствие, не имеет юридической силы.
- Срок действия. Если дата завершения полномочий на представление интересов в доверенности не указана, то документ автоматически действует в течение одного года с момента выдачи.
- Нотариальное заверение. Доверенности на совершение нотариальных сделок, также как и доверенности, выдаваемые в порядке передоверия, должны быть нотариально заверены. Между тем, для юридических лиц, руководителей филиалов и представительств, передоверяющих свои полномочия, это требование не является обязательным. Например, если генеральный директор компании-агента выдаёт доверенность своему же сотруднику в порядке передоверия, нотариальное заверение не требуется.
Как уберечься от рисков, выдавая доверенность?
Чтобы минимизировать риски для бизнеса, владельцам компании и генеральному директору следует придерживаться следующих рекомендаций:
- Утвердить порядок выдачи и отзыва доверенностей. Избежать хаоса и злоупотреблений поможет разработка внутреннего документа, который будет регламентировать процесс выдачи и отзыва доверенностей.
- Ограничить срок действия доверенностей. Наиболее безопасным будет установить срок действия доверенностей до 31 декабря текущего года. В конце года следует провести ревизию всех выданных доверенностей, обновить те, что ещё необходимы, и отозвать те, в которых у компании больше нет нужды.
- Исключить возможность передоверия. Если в доверенности не прописано право передоверия, то представитель не может передавать свои полномочия третьим лицам. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, следует прямо указать запрет на передоверие в тексте документа.
- Вести строгий учёт выданных доверенностей. На случай судебных споров или подделки документов решить проблему с минимальными потерями поможет формирование реестра выданных доверенностей. В нём следует указать паспортные данные и место жительства представителей. Также крайне желательно хранить на предприятии копии доверенностей с подписями доверителя.
- Ограничить выдачу безотзывных доверенностей. Безотзывные доверенности следует выдавать только с согласия совета директоров или участников предприятия, для чего следует ввести в устав запрет на выдачу безотзывных доверенностей без согласия уполномоченных органов. Это поможет избежать злоупотреблений со стороны сотрудников.
- Организовать строгий учет выданных доверенностей в реестре. Там следует указывать паспортные данные и место жительства представителей на случай необходимости их отзыва. Также желательно хранить копии доверенностей с подписями доверителя, поскольку на практике встречаются случаи подделки документов и подписей, и в таких ситуациях для судебного спора или судебной экспертизы понадобятся копии выданных доверенностей. В идеале в подтверждение получения оригинала на самой копии доверенности следует получать подписи представителей. Подтверждение должно выглядеть так: «Настоящим подтверждаю получение оригинала доверенности, ФИО, дата, подпись.»
Что делать при смене генерального директора?
С юридической точки зрения смена генерального директора не требует переоформления всех доверенностей, поскольку они были выданы от лица компании в целом, а не от имени конкретного физического лица – пусть даже и руководителя. Вместе с тем, новый генеральный директор должен провести ревизию всех доверенностей, выданных его предшественником, и отозвать те, которые вызывают сомнения. Это поможет максимально снизить риски и избежать возможных претензий со стороны контрагентов. Однако для того, чтобы снизить риски, новому руководителю рекомендуется проведение ревизии всех доверенностей, которые были выданы прежним руководством. Отменив те из них, которые вызывают сомнения, вы сильно облегчите свою жизнь. Ведь за ошибки представителей несёт ответственность генеральный директор: именно он должен надлежащим образом контролировать и работников, и контрагентов. Пагубными последствиями недосмотра могут стать и субсидиарная ответственность, и иски о возмещении убытков с генерального директора.
Как правильно отозвать доверенность?
Отзыв доверенности регулируется Гражданским кодексом РФ. Документ может быть отозван по инициативе доверителя в любой момент, за исключением безотзывных доверенностей. Порядок отзыва зависит от формы доверенности:
- Нотариально заверенные доверенности. Для отзыва таких документов потребуется обращение к нотариусу, который внесёт соответствующие изменения в электронный реестр нотариальных действий.
- Простые письменные доверенности. Их действие также может быть прекращено через нотариуса. Он вносит необходимые данные в Реестр распоряжений об отмене доверенностей, представляющий собой часть единой информационной системы нотариата. С помощью этой системы любой нотариус получит информацию об отмене в течение суток. Альтернативный способ – публикация сведений об отзыве в газете «Коммерсант», но следует знать, что в этом случае подпись на заявлении должна быть нотариально заверена.
Если доверенность была отозвана через внесение сведений в Реестр распоряжений об отмене доверенностей, то третьи лица признаются уведомлёнными уже на следующий день после внесения сведений. Если же отмена произведена посредством публикации данных в газете «Коммерсант», то третьи лица считаются уведомлёнными спустя месяц после публикации.
Особенности безотзывных доверенностей
Безотзывный вид доверенности – полезный инструмент для обеспечения гарантий исполнения обязательств в коммерческих сделках. К примеру, они могут использоваться для гарантии получения имущества или денежных средств. Однако даже эти документы могут быть отозваны в следующих случаях:
- если это предусмотрено в самой доверенности;
- в случае прекращения обязательства, для исполнения которого была выдана доверенность.
Встречаются и случаи отзыва, которые сложно предвидеть в теории. Вот, к примеру, случай из реальной практики: суд подтвердил право на отмену безотзывной доверенности, выданной на основании агентского договора, действующего по типу договора поручения. Ведь в соответствии с Гражданским кодексом РФ договор поручения может быть прекращён по инициативе поручителя в любой момент.
Как мы видим, правильное оформление и контроль за выдачей и отзывом доверенностей поможет предпринимателю минимизировать риски и возможные негативные последствия, связанные с использованием этих документов. И тогда управлять бизнес-процессами на предприятии станет значительно легче.