Вакансия — генеральный директор. О чем позаботиться в первый месяц работы
С завтрашнего дня вы директор. С чего начать, чтобы потом не пожалеть
Вас пригласили возглавить бизнес. Вначале проверьте, что у него с финансами, и не привлекут ли вас к субсидиарной или уголовной ответственности. Если в финансах порядок, соглашайтесь и в первый месяц следуйте плану, предложенному Инной Вялковой (LawLegko).
Оцените риски при принятии решения возглавить компанию и стать генеральным директором
Оцените финансовое состояние компании — чтобы не стать руководителем без пяти минут банкрота. Риски большие, вероятность их реализации высокая — это и привлечение к субсидиарной ответственности и уголовная ответственность.
Конечно, если все нарушения были совершены прежним генеральным директором, то вас не привлекут к ответственности, но для этого нужно правильно принять все дела и безупречно исполнять свои обязанности с даты назначения. Безусловно, лучше избежать подобных ситуаций, поэтому рекомендуется до подписания трудового договора получить максимум информации.
Заключите соглашение о конфиденциальности с владельцами бизнеса и запросите финансовую и налоговую отчетность, по возможности, пообщайтесь с прежним генеральным директором и главным бухгалтером, изучите последние решения участников общества, совета директоров в части стратегии, планов развития компании. Важно, чтобы у компании:
На что следует обратить внимание
Если вы стали генеральным директором компании, состояние которой находится в плачевном состоянии, но в отношении нее еще не введены процедуры банкротства, то с даты вашего назначения во всех ваших действиях или бездействии будут искать основания для привлечения вас к субсидиарной ответственности.
Проверьте соответствие трудового договора и устава
Решение о назначении генерального директора принимает общее собрание участников/акционеров, если уставом вопрос об избрании не отнесен к компетенции совета директоров.
Факт принятия решения об избрании единоличного исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью должен быть нотариально удостоверен.
Генеральный директор действует на основании трудового договора. Договор между обществом с ограниченной ответственностью и генеральным директором подписывает лицо, председательствовавшее на заседании общего собрания участников общества, на котором принято решение об избрании генерального директора, или уполномоченный участник, если решение вопроса о назначении генерального директора отнесено к компетенции совета директоров, председатель совета директоров или лицо, уполномоченное решением совета директоров. Со стороны акционерного общества трудовой договор должен быть подписан председателем совета директоров общества либо лицом, уполномоченным советом директоров общества.
Общее собрание участников или совет директоров определяет условия трудового договора, в том числе размер заработной платы и премий. На практике в протоколе соответствующего органа указываются основные условия договора, или проект трудового договора прикладывается в качестве приложения к протоколу. Проверьте факт утверждения всех условий, в том числе размер заработной платы и премии, уполномоченным органом. Если размер вашего вознаграждения не утвержден должным образом, такие выплаты могут быть впоследствии взысканы с вас.
Трудовой договор с Генеральным директором может быть заключён на неопределённый срок или на определённый срок (срочный трудовой договор), но не более 5 лет. Срок, на который избирается Генеральный директор, устанавливается уставом. Обязательно проверьте, что срок действия трудового договора соответствует сроку, установленному в уставе. Например, в уставе указано, что директор избирается на 1 год, срок действия трудового договора в этом случае не может быть более 1 года. И наоборот, если срок в уставе 5 лет, то срок трудового договора не может быть менее 5 лет.
В течение 7 дней после принятия решения о назначении генерального директора необходимо уведомить налоговые органы, но генеральный директор вступает в должность сразу, то есть все решения можно принимать сразу, в том числе отменять/выдавать доверенности, издавать приказы, подписывать договоры. Ждать внесения изменений в ЕГРЮЛ не нужно.
Выстройте отношения с владельцами бизнеса, чтобы исключить возможные риски и ответственность директора
Общайтесь с владельцами по важным вопросам не в мессенджерах, а по электронной почте, а в особо важных случаях действуйте более формально, создавайте служебные записки, отчеты генерального директора для общего собрания участников/акционеров, совета директоров, планы и стратегии. Такая переписка может понадобиться в случае спора и защиты прав директора.
В начале работы в трудовом договоре и должностной инструкции нужно четко определить компетенцию (права и обязанности) согласно закону, уставу, локальным нормативным актам, утвержденным общим собранием участников/советом директоров.
Иногда по уставу генеральный директор ничего не может делать без согласования общего собрания участников. В каких-то ситуациях это неудобно — проводить раз в месяц общее собрание для принятия решения о заключении стандартного договора. От такой крайности стоит уйти. При необходимости инициируйте изменения в устав и локальные нормативные акты.
Но и полностью брать на себя всю ответственность не стоит. Разделите ее с владельцами бизнеса или Советом директоров, сложные и рисковые вопросы выносите на согласование, простые рабочие вопросы решайте сами.
Примите дела у прежнего генерального директора
При вступлении в должность генеральный директор принимает документы, в том числе бухгалтерского учета, печати от прежнего руководителя по акту.
В акте детально указываются даты утверждения, реквизиты, отчетный период. Документы могут быть переданы как на бумаге, так и в электронном виде.
Если прежний генеральный директор не передает дела (полностью или в части), защищайте свои права.
Порядок действий для истребования документов у прежнего Генерального директора:
Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Закон «Об акционерных обществах» устанавливает перечень документов, подлежащих обязательному хранению, перечень не является исчерпывающим. Указанные документы должны храниться по месту нахождения генерального директора или в ином месте, известном и доступном собственникам общества. При этом закон не устанавливает порядок передачи документов вновь избранному директору.
Обязанность по хранению организацией документов бухгалтерского и налогового учета также предусмотрена Законом "О бухгалтерском учете", Налоговым кодексом Российской Федерации.
Очевидно, что у вас может не быть всех реквизитов документов, но можно идентифицировать их в требовании иным образом, напр., решения участников за период с даты создания общества до даты назначения нового генерального директора (указать дату), бухгалтерскую и учетную документацию (полученные и выданные счета, акты выполненных работ, акты сверки, накладные, путевые листы) за период с даты создания общества по указанную дату,
На сегодняшний день сложилась устоявшаяся судебная практика по удовлетворению исков об истребовании документов у бывших директоров. Достаточными доказательствами при подаче иска будут являться направленное прежнему Генеральному директору требование о представлении документов, факт непредставления таких документов в установленные требованием разумные сроки. Те документы, хранение которых является обязательным согласно закону, априори должны иметься у прежнего директора.
Если вы истребуете какие-то определённые документы, наличие которых обусловлено учредительными документами или локальными нормативными актами, например, Положение о премировании генерального директора, подтвердите, что такой документ был утвержден в Обществе. Так, ссылки на его наличие могут быть в документах о выплате премии.
Для подачи иска не обязательно проведение инвентаризации. При этом, если она все же была проведена по иным причинам (например в связи со сменой материального лица), ее результаты могут использоваться в качестве дополнительных доказательств.
Если компания только что создана: начните с главного
Чек-лист для генерального директора на первый месяц работы
Очевидно, что в первый месяц работы директор будет завален новыми обязанностями, встречами, согласованиями и прочей текучкой. Чтобы операционная деятельность не отвлекла от ключевых аспектов руководящей должности — действий, которые нельзя отложить до лучших времен без риска для себя лично и благополучия компании, предлагаем чек-лист приоритетных шагов, которые следует совершить в первые тридцать дней.
- проведите аудит принятых по акту от прежнего генерального директора документов или выстройте с нуля процедуры во вновь созданной компании. Проверьте соблюдение Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» / «Об акционерных обществах»: соответствие устава закону, наличие необходимых локальных актов, ведение реестра участников общества/реестра акционеров;
- обеспечьте надлежащее хранение документов согласно требованиям закона;
- обеспечьте четкое определение компетенций (прав и обязанностей) генерального директора;
- при необходимости инициируйте проведение общего собрания участников/совета директоров для утверждения изменений в уставе, отмене ранее действовавших/утверждении новых локальных нормативных актов, утверждении плана работы генерального директора на квартал/год.
- проверьте соблюдение налогового законодательства;
- утвердите порядок соблюдения финансовой дисциплины (прием и учет платежей, оплата услуг и работ подрядчикам) и недопущения неплатежеспособности;
- обеспечьте контроль кредиторской и дебиторской задолженности;
- при наличии потенциальных или текущих судебных споров/исполнительного производства оцените риски и примите решение о продолжении спора или заключении мирового соглашения, проанализируйте, не несет ли судебный спор риск банкротства, настройте регулярную проверку наличия досудебных претензий или поданных исков.
- проверьте наличие обязательных документов: трудовых договоров, должностных инструкций, организуйте четкое распределение задач, корректное делегирование и контроль. Не забывайте, что за все действия работников в конечном счете отвечает генеральный директор.
- внедрите процедуры выбора и проверки контрагентов;
- обеспечьте порядок согласования, заключения и исполнения договоров;
- введите учет заключенных договоров, определите порядок хранения всей документации.
- наведите порядок в выдаче, отмене, учете доверенностей;
- убедитесь, что в компании соблюдаются требования применяемых законов, организуйте контроль законодательных изменений (общих и отраслевых).
С завтрашнего дня вы директор. С чего начать, чтобы потом не пожалеть
Вас пригласили возглавить бизнес. Вначале проверьте, что у него с финансами, и не привлекут ли вас к субсидиарной или уголовной ответственности. Если в финансах порядок, соглашайтесь и в первый месяц следуйте плану, предложенному Инной Вялковой (LawLegko).
Оцените риски при принятии решения возглавить компанию и стать генеральным директором
Оцените финансовое состояние компании — чтобы не стать руководителем без пяти минут банкрота. Риски большие, вероятность их реализации высокая — это и привлечение к субсидиарной ответственности и уголовная ответственность.
Конечно, если все нарушения были совершены прежним генеральным директором, то вас не привлекут к ответственности, но для этого нужно правильно принять все дела и безупречно исполнять свои обязанности с даты назначения. Безусловно, лучше избежать подобных ситуаций, поэтому рекомендуется до подписания трудового договора получить максимум информации.
Заключите соглашение о конфиденциальности с владельцами бизнеса и запросите финансовую и налоговую отчетность, по возможности, пообщайтесь с прежним генеральным директором и главным бухгалтером, изучите последние решения участников общества, совета директоров в части стратегии, планов развития компании. Важно, чтобы у компании:
- на протяжении последних отчетных периодов осуществлялась деятельность;
- имелась выручка;
- отсутствовала задолженность по уплате налогов, зарплаты.
На что следует обратить внимание
- Риск банкротства:
- признаки неплатежеспособности или недостаточности имущества;
- текущие или потенциальные судебные споры и исполнительное производство;
- чрезмерно большая кредиторская и дебиторская задолженность.
- Налоговые риски:
- задолженность по уплате налогов;
- привлечение самозанятых вместо найма персонала по трудовым договорам;
- обоснованность использования текущего налогового режима;
- Риски осуществления деятельности с нарушением законодательства:
- проверьте, действуют ли в компании распоряжения, приказы генерального директора, локальные нормативные акты в нарушение закона или установленного вами порядка. Учтите, что приказы по компании действуют и при смене генерального директора. При необходимости отмените приказы;
- проверьте доверенности. В компании должен быть реестр доверенностей. Доверенности также не прекращают свое действие автоматически при смене генерального директора. При необходимости отмените доверенности;
- проверьте договоры и текущие отношения с контрагентами. Возможно, есть неурегулированные вопросы (вашей компанией не подписан акт оказанных услуг, не оплачены работы, что ведет к дальнейшим начислениям штрафов и пеней или, наоборот, вашей компании оказываются услуги ненадлежащего качества, и вам стоило бы отказаться от исполнения договора);
- убедитесь, что компания соблюдает законы в сфере своей деятельности (закон о рекламе, о персональных данных, отраслевое законодательство (образование, финансы, прочее).
Если вы стали генеральным директором компании, состояние которой находится в плачевном состоянии, но в отношении нее еще не введены процедуры банкротства, то с даты вашего назначения во всех ваших действиях или бездействии будут искать основания для привлечения вас к субсидиарной ответственности.
Проверьте соответствие трудового договора и устава
Решение о назначении генерального директора принимает общее собрание участников/акционеров, если уставом вопрос об избрании не отнесен к компетенции совета директоров.
Факт принятия решения об избрании единоличного исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью должен быть нотариально удостоверен.
Генеральный директор действует на основании трудового договора. Договор между обществом с ограниченной ответственностью и генеральным директором подписывает лицо, председательствовавшее на заседании общего собрания участников общества, на котором принято решение об избрании генерального директора, или уполномоченный участник, если решение вопроса о назначении генерального директора отнесено к компетенции совета директоров, председатель совета директоров или лицо, уполномоченное решением совета директоров. Со стороны акционерного общества трудовой договор должен быть подписан председателем совета директоров общества либо лицом, уполномоченным советом директоров общества.
Общее собрание участников или совет директоров определяет условия трудового договора, в том числе размер заработной платы и премий. На практике в протоколе соответствующего органа указываются основные условия договора, или проект трудового договора прикладывается в качестве приложения к протоколу. Проверьте факт утверждения всех условий, в том числе размер заработной платы и премии, уполномоченным органом. Если размер вашего вознаграждения не утвержден должным образом, такие выплаты могут быть впоследствии взысканы с вас.
Трудовой договор с Генеральным директором может быть заключён на неопределённый срок или на определённый срок (срочный трудовой договор), но не более 5 лет. Срок, на который избирается Генеральный директор, устанавливается уставом. Обязательно проверьте, что срок действия трудового договора соответствует сроку, установленному в уставе. Например, в уставе указано, что директор избирается на 1 год, срок действия трудового договора в этом случае не может быть более 1 года. И наоборот, если срок в уставе 5 лет, то срок трудового договора не может быть менее 5 лет.
В течение 7 дней после принятия решения о назначении генерального директора необходимо уведомить налоговые органы, но генеральный директор вступает в должность сразу, то есть все решения можно принимать сразу, в том числе отменять/выдавать доверенности, издавать приказы, подписывать договоры. Ждать внесения изменений в ЕГРЮЛ не нужно.
Выстройте отношения с владельцами бизнеса, чтобы исключить возможные риски и ответственность директора
Общайтесь с владельцами по важным вопросам не в мессенджерах, а по электронной почте, а в особо важных случаях действуйте более формально, создавайте служебные записки, отчеты генерального директора для общего собрания участников/акционеров, совета директоров, планы и стратегии. Такая переписка может понадобиться в случае спора и защиты прав директора.
В начале работы в трудовом договоре и должностной инструкции нужно четко определить компетенцию (права и обязанности) согласно закону, уставу, локальным нормативным актам, утвержденным общим собранием участников/советом директоров.
Иногда по уставу генеральный директор ничего не может делать без согласования общего собрания участников. В каких-то ситуациях это неудобно — проводить раз в месяц общее собрание для принятия решения о заключении стандартного договора. От такой крайности стоит уйти. При необходимости инициируйте изменения в устав и локальные нормативные акты.
Но и полностью брать на себя всю ответственность не стоит. Разделите ее с владельцами бизнеса или Советом директоров, сложные и рисковые вопросы выносите на согласование, простые рабочие вопросы решайте сами.
Примите дела у прежнего генерального директора
При вступлении в должность генеральный директор принимает документы, в том числе бухгалтерского учета, печати от прежнего руководителя по акту.
В акте детально указываются даты утверждения, реквизиты, отчетный период. Документы могут быть переданы как на бумаге, так и в электронном виде.
Если прежний генеральный директор не передает дела (полностью или в части), защищайте свои права.
Порядок действий для истребования документов у прежнего Генерального директора:
- Направьте требование о предоставлении документов, в котором необходимо их подробно перечислить.
Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», Закон «Об акционерных обществах» устанавливает перечень документов, подлежащих обязательному хранению, перечень не является исчерпывающим. Указанные документы должны храниться по месту нахождения генерального директора или в ином месте, известном и доступном собственникам общества. При этом закон не устанавливает порядок передачи документов вновь избранному директору.
Обязанность по хранению организацией документов бухгалтерского и налогового учета также предусмотрена Законом "О бухгалтерском учете", Налоговым кодексом Российской Федерации.
Очевидно, что у вас может не быть всех реквизитов документов, но можно идентифицировать их в требовании иным образом, напр., решения участников за период с даты создания общества до даты назначения нового генерального директора (указать дату), бухгалтерскую и учетную документацию (полученные и выданные счета, акты выполненных работ, акты сверки, накладные, путевые листы) за период с даты создания общества по указанную дату,
- Если в установленные требованием сроки документы не переданы новому Генеральному директору, обращайтесь с иском в Арбитражный суд по месту нахождения юридического лица. Иск об истребовании документов относится к корпоративным спорам, поэтому подлежит рассмотрению в Арбитражном суде по месту нахождения юридического лица, а не ответчика.
На сегодняшний день сложилась устоявшаяся судебная практика по удовлетворению исков об истребовании документов у бывших директоров. Достаточными доказательствами при подаче иска будут являться направленное прежнему Генеральному директору требование о представлении документов, факт непредставления таких документов в установленные требованием разумные сроки. Те документы, хранение которых является обязательным согласно закону, априори должны иметься у прежнего директора.
Если вы истребуете какие-то определённые документы, наличие которых обусловлено учредительными документами или локальными нормативными актами, например, Положение о премировании генерального директора, подтвердите, что такой документ был утвержден в Обществе. Так, ссылки на его наличие могут быть в документах о выплате премии.
Для подачи иска не обязательно проведение инвентаризации. При этом, если она все же была проведена по иным причинам (например в связи со сменой материального лица), ее результаты могут использоваться в качестве дополнительных доказательств.
Если компания только что создана: начните с главного
- Издайте приказы о вступлении в должность, о назначении главного бухгалтера или самостоятельном исполнении обязанностей главного бухгалтера.
- Выстройте процесс регулярного финансового и налогового контроля и аналитики для обеспечения платежеспособности и своевременной уплаты налогов, отчетности собственникам компании.
- Выполните требования трудового законодательства: разработайте типовой трудовой договор, заключите договоры, подпишите должностные инструкции, утвердите правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании, о защите персональных данных работников.
- Установите порядок заключения договоров, проверки контрагентов, выдачи доверенностей, определите порядок работы с дебиторской и кредиторской задолженностью.
Чек-лист для генерального директора на первый месяц работы
Очевидно, что в первый месяц работы директор будет завален новыми обязанностями, встречами, согласованиями и прочей текучкой. Чтобы операционная деятельность не отвлекла от ключевых аспектов руководящей должности — действий, которые нельзя отложить до лучших времен без риска для себя лично и благополучия компании, предлагаем чек-лист приоритетных шагов, которые следует совершить в первые тридцать дней.
- Корпоративное право:
- проведите аудит принятых по акту от прежнего генерального директора документов или выстройте с нуля процедуры во вновь созданной компании. Проверьте соблюдение Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» / «Об акционерных обществах»: соответствие устава закону, наличие необходимых локальных актов, ведение реестра участников общества/реестра акционеров;
- обеспечьте надлежащее хранение документов согласно требованиям закона;
- обеспечьте четкое определение компетенций (прав и обязанностей) генерального директора;
- при необходимости инициируйте проведение общего собрания участников/совета директоров для утверждения изменений в уставе, отмене ранее действовавших/утверждении новых локальных нормативных актов, утверждении плана работы генерального директора на квартал/год.
- Финансовая дисциплина, платежеспособность и налоги:
- проверьте соблюдение налогового законодательства;
- утвердите порядок соблюдения финансовой дисциплины (прием и учет платежей, оплата услуг и работ подрядчикам) и недопущения неплатежеспособности;
- обеспечьте контроль кредиторской и дебиторской задолженности;
- при наличии потенциальных или текущих судебных споров/исполнительного производства оцените риски и примите решение о продолжении спора или заключении мирового соглашения, проанализируйте, не несет ли судебный спор риск банкротства, настройте регулярную проверку наличия досудебных претензий или поданных исков.
- Трудовое право:
- проверьте наличие обязательных документов: трудовых договоров, должностных инструкций, организуйте четкое распределение задач, корректное делегирование и контроль. Не забывайте, что за все действия работников в конечном счете отвечает генеральный директор.
- Договорная дисциплина:
- внедрите процедуры выбора и проверки контрагентов;
- обеспечьте порядок согласования, заключения и исполнения договоров;
- введите учет заключенных договоров, определите порядок хранения всей документации.
- Доверенности.
- наведите порядок в выдаче, отмене, учете доверенностей;
- Соблюдение законодательства.
- убедитесь, что в компании соблюдаются требования применяемых законов, организуйте контроль законодательных изменений (общих и отраслевых).